Как заполнить сотни документов Word из таблицы Excel
Письма должникам, договоры, уведомления, справки: текст один, меняются только ФИО, адреса и суммы. Копировать их руками долго и опасно, одна пропущенная цифра и документ уходит с ошибкой. Рассказываем, как заполнить документы из таблицы автоматически.
Идея: шаблон плюс таблица
Любой массовый документ состоит из постоянного текста и переменных данных. Постоянный текст живёт в шаблоне Word, данные в таблице Excel: одна строка на один документ, одна колонка на одно поле. Программа берёт шаблон, подставляет в него строку таблицы и повторяет это для каждой строки.
Встроенное слияние в Word
В самом Word для этого есть слияние (вкладка "Рассылки"): подключаете таблицу Excel как источник, вставляете поля в документ и формируете результат. Для рассылки писем этого часто хватает, но при массовой подготовке документов всплывают ограничения:
- результат по умолчанию один большой файл, а не отдельный документ на каждого получателя;
- разложить документы по папкам и дать файлам понятные имена, например по фамилии и номеру счёта, штатными средствами неудобно;
- сохранить каждый документ в отдельный PDF без макросов тоже непросто;
- суммы и даты из Excel иногда приходят в другом формате, чем в таблице;
- если на одного человека нужен комплект из нескольких документов, каждый шаблон приходится прогонять отдельно.
Как подготовить таблицу, чтобы не было ошибок
- Первая строка это названия колонок, без пустых и повторяющихся.
- Одна строка это один документ, без объединённых ячеек и промежуточных итогов.
- Суммы и даты в одном формате по всей колонке.
- Склонение ФИО и должностей лучше держать готовым в отдельной колонке: "Иванову Ивану Ивановичу" для писем, "Иванова Ивана Ивановича" для заявлений.
- Перед запуском проверьте пустые ячейки: пустое поле в документе заметить сложнее, чем в таблице.
Отдельный файл на каждую строку
Если нужен отдельный документ на каждого, да ещё сразу в PDF и по папкам, удобнее специальная программа. Aurus DocFlow берёт ваш шаблон Word, Excel, текст или HTML и таблицу Excel или CSV и делает на каждую строку свой документ или целый комплект документов, раскладывает их по папкам и по желанию сохраняет в PDF. Шаблон можно сделать из уже готового документа: программа сама находит, где в нём ФИО, адрес и суммы.
Самый частый случай у наших клиентов это заявления о выдаче судебного приказа и письма должникам в управляющих компаниях и ТСЖ, но так же хорошо заполняются договоры, акты, справки и уведомления.